UK Steuern & Gesetz
Gefahren und Fallstricke für nicht in Großbritannien ansässige Geschäftsführer von UK-Gesellschaften
Das mögliche Risiko einer hohen Steuer-Nachbelastung und der damit einhergehende Reputationsverlust legen nahe, lieber von Beginn an korrekt vorzugehen und fortlaufend die Einhaltung der Compliance zu überprüfen.
Jedes im UK ansässige Unternehmen muss einen Geschäftsführer bestimmen, der die Geschäfte des Unternehmens leitet, strategische und operative Entscheidungen für das Unternehmen trifft. Außerdem ist er verantwortlich, dass das Unternehmen die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt.
Es kommt oft vor, dass britisches Unternehmen einen Geschäftsführer einsetzen, der nicht im Vereinigten Königreich steuerlich ansässig ist (im Folgenden als „nicht ansässiger Geschäftsführer“ bezeichnet).
Dafür kann es ganz verschiedene Gründen geben. Vielleicht ist eine besondere Expertise gesucht, die nur im Ausland gefunden werden konnte. Oder die Gesellschaft im UK ist Teil eines größeren ausländischen Konzerns, welcher einen leitenden Angestellten oder ein Vorstandsmitglied als Geschäftsführer einsetzt.
Wenn der Geschäftsführer eines UK Unternehmens ausschließlich außerhalb des Vereinigten Königreichs tätig ist und im Vereinigten Königreich weder ansässig war noch dies nicht beabsichtigt, ist es unwahrscheinlich, dass eine Verpflichtung zur Zahlung von Einkommensteuer (PAYE, pay as you earn) entsteht.
Würde allerdings der nicht ansässige Geschäftsführer doch beginnen, im Vereinigten Königreich zu arbeiten, könnte für das britische Unternehmen schnell eine PAYE-Verpflichtung entstehen.
Dies ist ein Aspekt der PAYE-Compliance, den britische Unternehmen oft übersehen oder nicht richtig verstehen, wenn Sie einen nicht ansässigen Geschäftsführer haben.
Und gerade weil dies oft übersehen wird, interessiert sich das HMRC bei der routinemäßigen Prüfungen der Arbeitgeberunterlagen sehr, ob alle Vorschriften eingehalten werden. Es ist sogar so, dass das HMRC im Voraus schon mal prüft, und zwar anhand von Informationen Ihrer Buchhaltung, den bei Companies House hinterlegten Informationen, aber auch anderen Quellen, wie der Sachverhalt ist. Sie kommen also gut vorbereitet zu Ihrer Betriebsprüfung.
Stellt sich nämlich heraus, dass ein britisches Unternehmen die gültigen PAYE-Steuersätze nicht korrekt abgeführt hat, entsteht eine Schuld aus Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen (NIC) für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, bezogen auf die Einkünfte des nicht im UK ansässigen Geschäftsführers. Hinzu kommen noch Zinsen und Versäumnis-Zuschläge des HMRC.
Diese Steuerverbindlichkeiten können beträchtlich sein, vor allem wenn der nicht ansässige Geschäftsführer eine hohe Vergütung erhalten hat und über mehrere Jahre die korrekte PAYE Steuerberechnung versäumt wurde.
Das mögliche Risiko einer hohen Steuer-Nachbelastung und der damit einhergehende Reputationsverlust legen nahe, lieber von Beginn an korrekt vorzugehen und fortlaufend die Einhaltung der Compliance zu überprüfen.
Die Einkommensteuer im UK – ein Überblick
Im Vereinigten Königreich nicht ansässige Geschäftsführer sind Inhaber von Ämtern und die Bestimmungen des Einkommensteuergesetzes von 2003 (Income Tax (Earnings and Pensions) Act) für Arbeitsverhältnisse, gelten auch für Ämter.
Bestehende Doppelbesteuerungsabkommen befreien den nicht ansässigen Geschäftsführer nicht automatisch von der britischen Steuer, wenn dieser (auch) im Vereinigten Königreich tätig ist. So heißt es beispielsweise in Artikel 15 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA in Bezug auf Geschäftsführerhonorare wie folgt:
„Geschäftsführerhonorare und andere ähnliche Zahlungen, die eine in einem Vertragsstaat ansässige Person für Dienstleistungen erhält, die sie im anderen Vertragsstaat in ihrer Eigenschaft als Mitglied des Vorstands einer im anderen Vertragsstaat ansässigen Gesellschaft erbringt, können in diesem anderen Staat besteuert werden.“
Weil im Doppelbesteuerungsabkommen also die Möglichkeit der Besteuerung von Geschäftsführer Honoraren explizit nicht ausgeschlossen wird, kann auch eine „Vereinbarung über kurzfristige Geschäftsbesuche“ als Sonderregelung nicht ausgemacht werden. (gemäß HMRC′s EP Anhang 4)
Die Möglichkeit einer Sonderregelung wurde im Oktober 2015 für Personen eingeführt, die die strengen Bedingungen des EP-Anhangs 4 nicht erfüllen.
Allerdings können nur Angestellte – nicht aber Geschäftsführer – eines UK Unternehmens, von dieser Sonderregelung Gebrauch machen. Und auch nur dann, wenn sie jeweils nur vorübergehend im UK tätig und nicht ansässig sind. Ihre befristete Tätigkeit wäre also im UK nicht steuerpflichtig. Anders bei nichtansässigen Geschäftsführern, denn diese sind ja von der PAYE-Sonderregelung ausgeschlossen.
Im Endeffekt läuft es also darauf hinaus, dass jegliche Vergütung, die an einen im Vereinigten Königreich tätigen Geschäftsführer eines UK Unternehmens gezahlt wird, steuerpflichtig ist. Dies gilt auch dann, wenn der Geschäftsführer seinen regulären Wohnsitz außerhalb des UK hat. Die Berechnung der Steuern und Abgaben sind zwar im Rahmen der PAYE Bestimmungen geregelt, die Anwendung ist jedoch komplexer als es auf den ersten Blick scheint.
Praktische Aspekte und Komplexität der Einkommensteuer
1. Ermittlung der Einkünfte, die der Geschäftsführer-Tätigkeit zuzurechnen sind
Im ersten Schritt wird die Höhe der Einkünfte des nicht im Vereinigten Königreich ansässigen Geschäftsführers ermittelt. Natürlich nur jene, die sich auf die Geschäftsführer-Tätigkeit im Vereinigten Königreich beziehen.
Wenn die Tätigkeit im Vereinigten Königreich vergütet wird und dafür Einkünfte vertraglich vereinbart wurden (z. B. in einem Dienstvertrag), kann dieser Schritt relativ einfach sein.
Die steuerliche Berechnung im Vereinigten Königreich ist jedoch komplizierter, wenn ein nicht ansässiger Geschäftsführer noch andere Beschäftigungsaufgaben für den ausländischen Konzern hat, dem das britische Unternehmen gehört. In solchen Fällen ist es oft gängige Praxis, dass die Tätigkeit im UK unentgeltlich vereinbart wird. In solchen Fällen muss dann ein angemessener Teil der Gesamteinkünfte, die der Geschäftsführer außerhalb des UK erhält, seiner Funktion als beauftragter Geschäftsführer im UK Unternehmen zugeordnet und versteuert werden.
Wenn die Höhe der Einkünfte des nicht ansässigen Geschäftsführers feststeht, ist jetzt zu prüfen, wo diese Geschäftsführer-Tätigkeit ausgeübt wird. Wenn die Aufgaben des Geschäftsführers ausschließlich im Vereinigten Königreich wahrgenommen werden, muss das britische Unternehmen alle Einkünfte des ausländischen Geschäftsführers wie üblich nach PAYE versteuern.
Wird die Unternehmensleitung jedoch sowohl im Vereinigten Königreich als auch im Ausland wahrgenommen, kann das britische Unternehmen eine Anweisung gemäß Abschnitt 690 ITEPA 2003 einholen. Diese ermöglicht dann, nur den Prozentsatz des Gesamtverdienstes des Geschäftsführers (PAYE) zu versteuern, der voraussichtlich auf Arbeitstage im Vereinigten Königreich entfällt.
2. Übt der Geschäftsführer auch die Aufgaben einer weitergehenden separaten Beschäftigung im Vereinigten Königreich aus?
Es ist auch von Bedeutung, ob der nicht ansässige Geschäftsführer im Vereinigten Königreich neben seinen Aufgaben als Geschäftsführer noch andere Tätigkeiten in wesentlichem Umfang für andere Interessen desselben ausländischen Unternehmens ausübt.
Wenn der nicht ansässige Geschäftsführer wesentliche Aufgaben im Rahmen eines weiteren Beschäftigungsverhältnisses neben seiner Geschäftsführertätigkeit im Vereinigten Königreich wahrnimmt, ist es wichtig zu prüfen, wie sich das auf die Einhaltung der PAYE-Vorschriften für das britische Unternehmen auswirkt. Kann z. B. eine kurzfristige Geschäftsbesucherregelung gemäß HMRC's EP Anhang 4 oder eine PAYE-Sonderregelung für kurzfristige Geschäftsbesucher in Bezug auf diese separate Beschäftigung angewendet werden? Wenn diese Erleichterungen nicht angewandt werden können, kann es angeraten sein, einen Teil des Gehalts aus der weiteren Auslandsbeschäftigung noch zu den im Vereinigten Königreich zu versteuernden Einkünften aus der Tätigkeit als Geschäftsführer hinzuzurechnen.
Es könnte argumentiert werden, dass der nicht ansässige Geschäftsführer zwar weitere Tätigkeiten bei Besuchen im Vereinigten Königreich ausübt, aber dabei nicht für das britische Unternehmen arbeitet, das er als Geschäftsführer vertritt. Daher hätte das britische Unternehmen keine PAYE-Pflichten. Wenn dies der Fall ist, sollte darauf geachtet werden, dass im Falle einer Anfechtung durch das HMRC überzeugende Nachweise hierfür vorgelegt werden können.
Nationale Versicherungsbeiträge
Die zu zahlenden NIC-Beiträge (National Insurance Contributions) für einen nicht im Vereinigten Königreich ansässigen Geschäftsführer, der im Vereinigten Königreich arbeitet, kann ebenfalls komplex sein und muss getrennt von der Steuerposition betrachtet werden.
Die NIC-Beiträge sind immer dann zu entrichten, wenn eine Person erwerbstätig ist und entweder im Vereinigten Königreich wohnt, sich dort aufhält (ausgenommen vorübergehende Abwesenheit) oder generell resident ist. Eine Erwerbstätigkeit umfasst auch ein Amt oder eine Geschäftsführertätigkeit.
Normalerweise werden Zahlungen für eine Geschäftsführertätigkeit als Klasse 1 NIC abgerechnet. Ausnahmen gibt es z. B. wenn der Geschäftsführer Mitglied in einem bestimmten Berufsverband ist oder nur ein nominierter Geschäftsführer und bestimmte Bedingungen für eine andere Klassifizierung erfüllt.
Für einen nicht ansässigen Geschäftsführer eines britischen Unternehmens ist es also wahrscheinlich, dass NIC-Beiträge der Klasse 1 auf die Einkünfte aus der Geschäftsführung fällig werden, wenn er seine Tätigkeiten im Vereinigten Königreich ausübt. Vorher ist jedoch noch zu prüfen, ob die EWR-Verordnungen über soziale Sicherheit oder ein Gegenseitigkeitsabkommen mit dem Heimatland des Geschäftsführers gelten. Das könnte dann bedeuten, dass der gebietsfremde Geschäftsführer den Sozialversicherungsvorschriften seines Heimatlandes und nicht denen des Vereinigten Königreichs unterliegt.
Wenn die EWR-Bestimmungen oder eine Gegenseitigkeitsvereinbarung nicht anwendbar ist, wird im nächsten Schritt geprüft, ob der gebietsfremde Geschäftsführer lediglich an Vorstandssitzungen im Vereinigten Königreich teilnimmt und ob daher eine HMRC-Ausnahmeregelung angewendet werden kann. Im Rahmen dieser Ausnahmeregelung besteht dann für die Einkünfte eines solchen Vorstandsmitglieds keine NIC-Pflicht im Vereinigten Königreich, sofern:
Der Geschäftsführer in einem Steuerjahr an höchstens zehn Vorstandssitzungen teilnimmt; und
Jeder Besuch nicht länger als zwei Nächte am Stück dauert; oder
Wenn das Vorstandsmitglied nur an einer Vorstandssitzung in einem Steuerjahr teilnimmt und der Besuch nicht länger als zwei Wochen dauert.
Wenn die EWR-Bestimmungen, eine Gegenseitigkeitsvereinbarung oder die oben genannten HMRC-Ausnahmeregelung nicht anwendbar sind, entsteht eine Verpflichtung zur Berechnung und Zahlung von Beiträgen der Klasse 1 NIC. Bei der Berechnung wird das Jahresgehalt zugrunde gelegt. Dies kann auch bedeuten, dass die NIC Beiträge für alle Ausgaben berechnet werden, die der Tätigkeit des ausländischen Geschäftsführers im Vereinigten Königreich zuzurechnen sind. Dazu im folgenden Abschnitt mehr.
Ausgaben gebietsfremder Geschäftsführer
Die Regelungen für die Berechnung der Steuer- und NIC-Abgaben bezogen auf die Spesen des nicht ansässigen Geschäftsführer werden oft nicht richtig verstanden und angewendet. Es ist aber sehr wichtig, dass das britische Unternehmen die korrekten Steuer- und NIC-Beiträge (sofern die NIC gilt) neben den Gehalts- und Bonuszahlungen auch auf Spesen anwendet.
Das britische Unternehmen kann die Kosten für notwendige Reisen des nicht ansässigen Geschäftsführers zwischen seinem Heimatland und dem Vereinigten Königreich übernehmen. Häufig werden auch die Kosten für den Lebensunterhalt und die Übernachtung im Vereinigten Königreich von der britischen Gesellschaft übernommen.
Es ist wichtig zu unterscheiden, ob der Arbeitsplatz des ausländischen Geschäftsführers im Vereinigten Königreich (für Steuer- und NIC-Abgaben) ein temporärer oder ständiger Arbeitsplatz ist. Wenn die Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten der Anwesenheit des ausländischen Geschäftsführers einem temporären Arbeitsplatz zuzurechnen sind, kann wahrscheinlich eine Steuererleichterung in Anspruch genommen werden. Hierfür müssten die Notwendigkeit der Vorort-Tätigkeit und auch die tatsächlichen Kosten durch Belege nachgewiesen werden. Sind diese Ausgaben jedoch der Anwesenheit an einer ständigen Arbeitsstätte zuzurechnen, sind sie wahrscheinlich steuerpflichtig und unterliegen (sofern die NIC gilt) der NIC. In diesem Fall muss das britische Unternehmen die Ausgaben dem HMRC melden. Je nach Sachlage (Berücksichtigung der aufgeführten Gründe für Steuererleichterungen für nicht ansässige Geschäftsführer) können die erstatteten Ausgaben zu den anderen Einkünften addiert werden, die im Rahmen der PAYE-Regelung gemeldet werden. Außerdem oder ersatzweise könne bestimmte Ausgaben auch auf dem Formular P11D eingereicht werden. Wenn sich das britische Unternehmen und der nicht ansässige Geschäftsführer darauf einigen, dass der Geschäftsführer selbst keine Steuern und (falls zutreffend) keine NIC zahlt, kann die Zustimmung des HMRC eingeholt werden, dass diese Kosten über eine PAYE-Vereinbarung (PSA) abgewickelt werden. Dafür müssten aber die Bedingungen für eine PSA Vereinbarung erfüllt sein.
Im Folgenden sind Beispiele für Fragen aufgeführt, die immer gestellt werden, um festzustellen, ob es sich um einen vorübergehenden oder ständigen Arbeitsplatz handelt und ob die oben genannten Ausgaben steuerpflichtig sind und (falls NIC anfällt) der NIC unterliegen:
Wenn der gebietsfremde Geschäftsführer einen Dienstleistungsvertrag hat, was sagt dieser über die Arbeitsorte und den Ort der Aufgabenerfüllung aus?
Was ist der Zweck der Besuche des ausländischen Geschäftsführers im Vereinigten Königreich? Sind sie aus einem bestimmten Grund erfolgt und nicht Teil einer Reihe von Besuchen am selben Arbeitsplatz zur Fortsetzung einer bestimmten Aufgabe?
Welcher Art ist die Arbeit, die der gebietsfremde Geschäftsführer während seines Aufenthalts im Vereinigten Königreich verrichtet?
Wo werden die Aufgaben des Geschäftsführers im Vereinigten Königreich normalerweise ausgeführt, und wie viel der Gesamtarbeitszeit des ausländischen Geschäftsführers wird an jedem Arbeitsplatz verbracht? Hat der gebietsfremde Geschäftsführer einen einzigen Arbeitsplatz, an dem er seine gesamte (oder fast seine gesamte) Arbeitszeit verbringt?
Wenn der gebietsfremde Geschäftsführer keine ständige Arbeitsstätte hat, sind seine Aufgaben im Vereinigten Königreich auf ein bestimmtes geografisches Gebiet bezogen?
Wenn ein gebietsfremder Geschäftsführer über einen Zeitraum von mehr als 24 Monaten (oder voraussichtlich mehr als 24 Monate) regelmäßig an einer Arbeitsstätte anwesend ist und 40 % oder mehr seiner Arbeitszeit (in Bezug auf diese Tätigkeit) an dieser Arbeitsstätte verbringt, betrachtet das HMRC die Arbeitsstätte als ständige Arbeitsstätte. Die Reise-, Aufenthalts- und Unterkunftskosten, die der Anwesenheit an diesem Ort zuzuschreiben sind, sind dann steuerpflichtig und unterliegen (sofern die NIC Anwendung findet) der NIC.
Es gibt jedoch noch eine begrenzte Ausnahme von den genannten Regeln für vorübergehende und ständige Arbeitsstätten. Wenn der Arbeitsplatz im Vereinigten Königreich als ständiger Arbeitsplatz behandelt wird, können die Reisekosten zwischen dem Heimatland des Geschäftsführers und dem Vereinigten Königreich fünf Jahre lang ab dem Datum der Ankunft im Vereinigten Königreich steuerlich geltend gemacht werden. Diese Steuererleichterung wird gemäß Abschnitt 373 ITEPA 2003 gewährt, ist jedoch nur möglich, wenn der nicht ansässige Geschäftsführer auch steuerlich nicht im Vereinigten Königreich ansässig ist und vor dem qualifizierten Ankunftsdatum zwei Jahre lang nicht im Vereinigten Königreich ansässig war.
Fazit
Die Komplexität der Vorschriften für gebietsfremde Geschäftsführer mit unterschiedlichen Überlegungen zur Steuer und NIC im Rahmen von PAYE und besonders schwierigen und unklaren Vorschriften zu Spesen macht die Einhaltung der Steuer- und NIC-Vorschriften für nicht ansässige Geschäftsführer zu einer komplexen Aufgabe. Hier gibt es viel Spielraum für britische Unternehmen, die steuerliche Position falsch zu beurteilen oder keine geeigneten Aufzeichnungen zu führen, um die von ihnen eingenommene Position belegen. Eine angemessene Sorgfalt bei der Einhaltung der Vorschriften und umfassendes Verständnis des Regelwerks sind daher von entscheidender Bedeutung.
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