UK Payroll für dein Team

Lohn in Großbritannien läuft über PAYE

In Großbritannien zieht der Arbeitgeber Lohnsteuer und Sozialversicherung direkt vom Gehalt ab und führt sie an HMRC ab. Das System heißt PAYE, Pay As You Earn. Jede Gehaltszahlung wird HMRC in Echtzeit gemeldet: an oder vor jedem Zahltag geht eine Full Payment Submission raus, mit Lohn und Abzügen jedes Mitarbeiters. Wer nicht oder zu spät meldet, bekommt Mahnungen und unter Umständen Strafen.

Bevor der erste Lohn fließt, muss der Arbeitgeber bei HMRC angemeldet sein. Die Anmeldung geht frühestens 2 Monate vor dem ersten Zahltag, die PAYE-Referenz kommt per Brief. Auch eine Limited, deren einziger Angestellter ihr eigener Direktor ist, muss sich anmelden.

Ohne Firma in UK: wer muss abrechnen?

Das ist die Frage, die deutsche, österreichische und Schweizer Arbeitgeber am häufigsten stellen. PAYE gilt nur für Arbeitgeber mit einer steuerlichen Präsenz in Großbritannien. Eine Niederlassung, eine Agentur oder ein Repräsentanzbüro begründet diese Präsenz. Ein Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet und Kunden besucht, begründet sie nach Ansicht von HMRC dagegen noch nicht.

Ohne Präsenz darfst du PAYE trotzdem freiwillig abrechnen, und das ist meist der saubere Weg, weil dein Mitarbeiter dann ganz normal über die Lohnabrechnung versteuert wird. Arbeitet dein Mitarbeiter für eine britische Gesellschaft, etwa eine Tochter oder einen Kunden, muss diese Gesellschaft PAYE abrechnen, wenn du es nicht freiwillig tust. Das überrascht manchen Kunden unangenehm. Wir klären das vorab schriftlich.

Wer ohnehin eine britische Gesellschaft gründet, rechnet über sie ab. Den Weg dahin beschreibt unsere UK Limited Gründung.

Was ein Gehalt in UK den Arbeitgeber kostet

Ein einfaches Rechenbeispiel für 2026/27, ohne Boni und Sachbezüge: Du zahlst einem Mitarbeiter 40.000 Pfund Jahresgehalt. Auf den Teil über der Schwelle von 5.000 Pfund fallen 15 Prozent Arbeitgeber-National-Insurance an, also 5.250 Pfund. Dazu kommt dein Beitrag zur betrieblichen Pension nach den Regeln der automatischen Einschreibung. Ist dein Unternehmen für die Employment Allowance berechtigt, mindert sie die Arbeitgeberbeiträge um bis zu 10.500 Pfund im Jahr; ob du berechtigt bist, wird bei der Anmeldung geprüft.

Lohnsteuer und Arbeitnehmerbeiträge zieht der Arbeitgeber vom Bruttolohn ab, sie belasten das Gehalt des Mitarbeiters, nicht dein Budget. Für die Planung heißt das: Rechne zum Bruttogehalt die Arbeitgeberbeiträge und die Pension, dann hast du die echten Kosten eines Arbeitsplatzes in Großbritannien. Wer Mitarbeiter in mehreren Ländern vergleicht, bekommt von uns die britische Seite sauber aufgeschlüsselt.

Mitarbeiter entsenden: Sonderverfahren, die HMRC anbietet

Wer Mitarbeiter nur für kürzere Zeit nach Großbritannien schickt, muss nicht immer voll abrechnen. Für Mitarbeiter aus Ländern mit Doppelbesteuerungsabkommen, die höchstens 183 Tage in 12 Monaten in UK sind, gibt es ein Verfahren für kurzfristige Geschäftsreisende. Für Mitarbeiter, die teils in UK und teils im Ausland arbeiten, kann der Arbeitgeber seit dem 6. April 2025 HMRC mitteilen, dass er PAYE nur auf einen Teil des Lohns anwendet. Und für Expatriates mit Nettolohnzusage gibt es Verfahren für den Steuerausgleich.

Welche Sozialversicherung gilt, hängt vom Heimatland und von der Dauer ab. Das klären wir mit dir und deiner Lohnabrechnung zu Hause, bevor der Mitarbeiter fährt. Die Einzelheiten zur Steuer des Mitarbeiters selbst, vom Wohnsitz bis zum Split Year, gehören in ein Beratungsgespräch.