Mitarbeiter nach UK entsenden

Drei Fragen, drei Regelwerke

Wenn deine Firma in Deutschland, Österreich oder der Schweiz einen Mitarbeiter nach Großbritannien schickt, fragen drei Behörden nach ihm. Die Sozialversicherung will wissen, in welchem System er versichert ist. Die Steuer will wissen, wo sein Lohn besteuert wird und wer die Lohnsteuer einbehält. Und das Home Office will wissen, ob er in UK überhaupt arbeiten darf.

Die drei Antworten hängen nicht voneinander ab. Ein Mitarbeiter kann für zwei Jahre in der deutschen Rentenversicherung bleiben und trotzdem ab dem ersten Tag in UK lohnsteuerpflichtig sein. Und eine A1-Bescheinigung ersetzt kein Visum. Welche Route für Entsendungen innerhalb einer Gruppe oder für Projekte bei einem britischen Kunden passt, steht im Visabereich, etwa beim Secondment Worker; hier geht es um Steuer, Sozialversicherung und Payroll.

Lohnsteuer: die 183-Tage-Regel und ihre Haken

Lohn wird grundsätzlich dort besteuert, wo die Arbeit ausgeübt wird. Arbeitet dein Mitarbeiter in UK, darf Großbritannien den darauf entfallenden Lohn besteuern. Die Doppelbesteuerungsabkommen machen davon eine Ausnahme, die viele als 183-Tage-Regel kennen. Sie greift aber nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind: Der Mitarbeiter ist nicht länger als 183 Tage in UK, der Lohn wird von einem Arbeitgeber gezahlt, der nicht in UK ansässig ist, und er wird nicht von einer britischen Betriebsstätte des Arbeitgebers getragen.

Der Haken liegt meist in der dritten Bedingung und in der Zählweise. Hat deine Firma in UK eine Niederlassung, die die Kosten des Mitarbeiters trägt, ist die Ausnahme weg, auch bei einem Einsatz von drei Wochen. Und die 183 Tage zählen nach den Abkommen mit Deutschland und Österreich in jedem beliebigen Zwölfmonatszeitraum, nicht im Kalenderjahr. Wer im Herbst und im folgenden Frühjahr je vier Monate in UK ist, liegt drüber.

Bleibt der Mitarbeiter länger oder zieht er mit Familie um, wird er oft in UK ansässig. Ob das so ist, entscheidet der Statutory Residence Test. Für Zuzügler gibt es Entlastungen auf den Lohn für Arbeitstage außerhalb von UK, die Overseas Workday Relief. Ist er dagegen nicht in UK ansässig und arbeitet teils in UK und teils außerhalb, ist in UK nur der Lohn für die britischen Arbeitstage steuerpflichtig.

Für Deutschland gilt dann die Freistellung: Lohn, den Großbritannien nach dem Abkommen tatsächlich besteuert, wird in Deutschland von der Steuer freigestellt, aber für den Steuersatz auf das übrige Einkommen berücksichtigt. In Österreich und der Schweiz richtet sich die Methode nach dem jeweiligen Abkommen und dem Wohnsitz des Mitarbeiters; das prüfen wir im Einzelfall.

Sozialversicherung: A1 und die 24 Monate

Seit dem Brexit regelt das Handels- und Kooperationsabkommen zwischen der EU und UK die Sozialversicherung. Das Grundprinzip ist geblieben: Wer aus der EU nach UK kommt, zahlt immer nur in ein System ein. Für Entsandte heißt das, sie bleiben bis zu 24 Monate im heimischen System, wenn ihr Arbeitgeber zu Hause normal tätig ist und sie vorübergehend nach UK schickt. Den Nachweis führt eine Bescheinigung des heimischen Trägers, die britische Seite spricht vom Certificate of Coverage oder PDA1. Mit ihr fällt in UK keine National Insurance an, weder für den Mitarbeiter noch für dich.

Deutschland: Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland nennt drei Voraussetzungen: eine nennenswerte Geschäftstätigkeit in Deutschland, ein voraussichtlicher Einsatz von höchstens 24 Monaten, und der Mitarbeiter löst keinen anderen Entsandten ab. Nennenswert ist die Tätigkeit jedenfalls, wenn mindestens 25 Prozent des Umsatzes in Deutschland erzielt werden. Die A1-Bescheinigung beantragst du ausschließlich elektronisch bei der Krankenkasse des Mitarbeiters, bei privat Versicherten bei der Rentenversicherung. Dauert der Einsatz unerwartet länger als 24 Monate, gilt ab dem 25. Monat britisches Recht; ist er von Anfang an länger geplant, gilt es ab dem ersten Tag.

Österreich: Es gilt dasselbe Abkommen mit denselben 24 Monaten. Die Bescheinigung stellt der zuständige österreichische Sozialversicherungsträger aus, bei dem dein Mitarbeiter versichert ist.

Schweiz: Die Schweiz ist nicht Teil des EU-Abkommens, hat mit UK aber ein eigenes Abkommen. Auch danach bleibt ein Mitarbeiter, den ein Schweizer Arbeitgeber vorübergehend für bis zu zwei Jahre nach UK schickt, im Schweizer System, wenn die Bescheinigung vorliegt.

Ohne Bescheinigung wird es teuer. Dann ist dein Mitarbeiter in UK beitragspflichtig, und als Arbeitgeber aus der EU oder der Schweiz schuldest du den britischen Arbeitgeberbeitrag von 15 Prozent auch ohne eigenen Standort in UK. Die kurze Brexit-Übersicht dazu steht unter Brexit-Folgen für Unternehmen.

Wer die britische Lohnsteuer einbehält

Hast du in UK eine Niederlassung oder ein Büro, musst du für den entsandten Mitarbeiter PAYE anwenden. Arbeitet er für eine britische Tochter oder einen Kunden, während er bei dir angestellt bleibt, und hast du selbst keine Präsenz in UK, muss die britische Gesellschaft PAYE auf die Zahlungen anwenden, die du an ihn leistest, es sei denn, du übernimmst das freiwillig. Bei der National Insurance gilt Ähnliches: Stellt ein Arbeitgeber ohne britischen Standort einen Mitarbeiter einer britischen Firma zur Verfügung, gilt die britische Firma als Arbeitgeber, sofern kein Abkommen den ausländischen Arbeitgeber selbst verpflichtet.

Für kurze Einsätze bietet HMRC Erleichterungen. Mit dem Sonderverfahren für kurzzeitige Geschäftsreisende aus Abkommensländern (Appendix 4) kann PAYE entfallen, wenn der Mitarbeiter voraussichtlich höchstens 183 Tage in zwölf Monaten in UK ist. Arbeitet jemand teils in UK und teils im Ausland, kannst du seit dem 6. April 2025 mit einer GME PAYE Notification anzeigen, dass du PAYE nur auf den britischen Anteil anwendest. Bei Mitarbeitern mit Overseas Workday Relief darfst du so höchstens 30 Prozent als nicht PAYE-pflichtig behandeln.

Shadow Payroll und Nettolohn

In der Praxis bleibt der Entsandte meist auf der Gehaltsliste zu Hause: Er bekommt sein Gehalt weiter aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz, oft mit Zulagen für Wohnung und Schule. Wenn in UK Lohnsteuer anfällt, läuft daneben eine britische Abrechnung, die kein Geld auszahlt, sondern nur die britische Steuer berechnet, meldet und abführt. Das ist die Shadow Payroll. Sachbezüge wie die Wohnung in London gehören dort mit hinein.

Viele Unternehmen sagen ihren Entsandten einen Nettolohn zu, damit sie durch den Einsatz weder gewinnen noch verlieren. Diese Tax Equalisation erkennt HMRC an: Mit einer Vereinbarung nach Appendix 6 rechnest du PAYE auf eine Schätzung aller Bezüge des Jahres, hochgerechnet auf den Bruttobetrag, weil die Steuer, die du für den Mitarbeiter übernimmst, selbst wieder steuerpflichtiger Lohn ist. Zieht dein Heimatland ebenfalls Lohnsteuer ab, kann HMRC mit einer Vereinbarung nach Appendix 5 die ausländische Steuer schon in der Payroll vorläufig anrechnen.

Ab dem 6. April 2027 müssen Dienstwagen, Kraftstoff und Krankenversicherung grundsätzlich laufend über die Payroll versteuert werden. Für global mobile Mitarbeiter kannst du eine Ausnahme beantragen, das Formular dafür gibt HMRC ab November 2026 heraus. Wie die laufende Abrechnung in UK funktioniert, steht unter Lohnabrechnung in Großbritannien.

Quellen: GOV.UK: Globally mobile employees and PAYE; GOV.UK: CWG2 Employer further guide to PAYE and NICs 2026 to 2027; GOV.UK: Social security contributions for workers coming to the UK from the EU, EEA or Switzerland; DVKA: Entsendung von abhängig Beschäftigten, Vereinigtes Königreich; DVKA: Brexit, entsandte Arbeitnehmer; HMRC PAYE Manual PAYE81610: employer's presence in UK; GOV.UK: UK-Germany Double Taxation Convention (2021 protocol); GOV.UK: UK-Austria Double Taxation Convention 2018; GOV.UK: UK-Switzerland Double Taxation Convention (2017 protocol); GOV.UK: Employer bulletin October 2026