PLC Company Secretary
Deine PLC braucht einen qualifizierten Secretary. Du bekommst ihn, dazu deinen Kalender und jede Unterlage auf Deutsch erklärt.
| Pflicht | jede PLC muss einen Secretary haben (Section 271) |
| Qualifikation | die Directors müssen dafür sorgen, dass er sie erfüllt (Section 273) |
| Hauptversammlung | jedes Jahr innerhalb von sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag |
| Jahresabschluss | bei Companies House sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres |
| Confirmation Statement | nur möglich, wenn alle Directors ihre Identität geprüft haben |
| Leistung | jährlich, mit qualifiziertem Secretary und Fristenkalender |
Warum deine PLC einen Secretary braucht, und nicht irgendeinen
Eine private Limited kann auf den Secretary verzichten. Eine PLC nicht: Das Gesetz sagt schlicht, dass jede public company einen Secretary haben muss. Und es geht weiter. Die Directors sind verpflichtet, alle zumutbaren Schritte zu unternehmen, damit der Secretary das nötige Wissen und die Erfahrung hat und eine der gesetzlichen Qualifikationen erfüllt.
Qualifiziert ist etwa, wer in den fünf Jahren vor der Bestellung mindestens drei Jahre Secretary einer public company war, wer Mitglied eines der im Gesetz genannten Berufsverbände ist (die großen britischen und irischen Accountancy-Institute und das Institute of Chartered Secretaries and Administrators) oder wer in UK als Barrister, Advocate oder Solicitor zugelassen ist. Dazu kommt ein offener Weg: Personen, die nach Einschätzung der Directors aufgrund einer anderen Stellung fähig sind, das Amt auszufüllen. Wie die Directors das sauber dokumentieren, steht unter Company Secretary: wer qualifiziert ist.
Mit PLC Company Secretary hat deine PLC einen qualifizierten Secretary. Wir bereiten jede Unterlage vor, erklären auf Deutsch, was unterschrieben wird, und sorgen dafür, dass keine Frist überrascht.
Das Jahr einer PLC in Pflichten
Die festen Termine, um die sich der Kalender dreht.
| Pflicht | Frist | Was wir vorbereiten |
|---|---|---|
| Hauptversammlung (AGM) | innerhalb von 6 Monaten nach dem Bilanzstichtag | Einberufung, Beschlüsse, Protokoll |
| Jahresabschluss bei Companies House | 6 Monate nach Ende des Geschäftsjahres | Zeitplan mit Buchhaltung und Prüfer, Einreichung |
| Confirmation Statement | jährlich, nur mit geprüften Directors | Abgleich der Register, persönliche Codes, Einreichung |
| Neue PSC | Code bei Eintragung oder innerhalb von 14 Tagen | Identitätsprüfung, Meldung |
| Aktienausgabe | Ermächtigung höchstens 5 Jahre gültig | Beschlüsse, Register, Einreichung |
Companies Act 2006 s271, s273, s336, s442, s551; GOV.UK Identity verification guidance
Hält eine PLC ihre AGM nicht rechtzeitig ab, begeht nach dem Companies Act jedes verantwortliche Organmitglied eine Straftat. Das klingt dramatischer, als es im Alltag sein muss, wenn der Kalender stimmt. Genau dafür gibt es den Secretary.
Kapitalmaßnahmen ohne Nacharbeit
Neue Aktien sind der Moment, in dem bei PLCs die meisten Fehler passieren. Die Directors dürfen nur ausgeben, wenn Satzung oder Beschluss sie ermächtigen, und diese Ermächtigung läuft höchstens fünf Jahre. Neue Aktien gegen Bareinlage müssen zuerst den bisherigen Aktionären im Verhältnis ihrer Beteiligung angeboten werden, solange das Bezugsrecht nicht wirksam ausgeschlossen ist. Jede Aktie ist mindestens zu einem Viertel und mit dem vollen Aufgeld einzuzahlen.
Bei einer Sacheinlage verlangt das Gesetz zusätzlich eine unabhängige Bewertung, deren Bericht in den sechs Monaten vor der Ausgabe erstellt und dem Zeichner zugeschickt wurde. Was dabei zu beachten ist, steht unter Kapitalerhöhung durch Sacheinlage. Wir legen für jede Maßnahme die Vorlagen bereit, prüfen die Reihenfolge und sorgen für die Einreichung.
Aktienübertragungen und die kleine Steuer dazwischen
Wenn ein Aktionär an einen anderen verkauft, wird das Register umgeschrieben. Vorher steht eine Frage, die gern vergessen wird: Ist Stamp Duty oder SDRT fällig? Beim Kauf bestehender Aktien einer britischen Gesellschaft sind es in der Regel 0,5 Prozent, bei einem Stock Transfer Form ab einem Kaufpreis über £1.000, und bei Übertragungen außerhalb von CREST muss HMRC informiert werden. Wir prüfen das vor dem Eintrag. Die ganze Steuerseite der PLC steht unter Steuern der UK PLC.
So übernehmen wir die Secretary-Arbeit
- 1
Bestandsaufnahme
Wir lesen Satzung, Register, die letzten Protokolle und den Auszug bei Companies House und gleichen sie ab.
- 2
Bestellung
Der qualifizierte Secretary wird bestellt, die Änderung wird eingereicht, offene Identitätsprüfungen werden angestoßen.
- 3
Kalender
Du bekommst den Jahreskalender mit allen Fristen deiner PLC, abgestimmt auf dein Geschäftsjahr.
- 4
Laufende Arbeit
Board Meetings, AGM, Kapitalmaßnahmen und Einreichungen laufen über uns, auf Englisch dokumentiert, auf Deutsch erklärt.
- 5
Jahresbericht
Einmal im Jahr eine kurze schriftliche Übersicht: Was erledigt ist, was ansteht, wo Risiken liegen.
Häufige Fragen
Kann ich selbst Secretary meiner PLC sein?
Das Gesetz schließt es nicht aus, solange die Directors begründet annehmen können, dass du die nötige Qualifikation, das Wissen und die Erfahrung hast. Ob das in deinem Fall trägt, prüfen wir gemeinsam. Oft ist die Lösung, dass du die Entscheidungen triffst und das Amt bei einer qualifizierten Person liegt.
Was ändert die Identitätsprüfung im Alltag des Secretary?
Viel Kleinkram mit großer Wirkung. Wer neu Director wird, gibt seinen persönlichen Code von Companies House schon mit der Meldung seiner Bestellung an. Wer neu PSC wird, liefert den Code bei der Eintragung oder innerhalb von 14 Tagen. Und das jährliche Confirmation Statement geht nur durch, wenn alle Directors geprüft sind. Wir planen die Prüfung deshalb vor jedem Wechsel ein, nicht danach.
Meine PLC hatte jahrelang niemanden, der sich kümmert. Fangt ihr trotzdem an?
Ja, aber mit einer Aufräumrunde. Dafür gibt es das Produkt PLC Administration Takeover, danach geht es hier weiter.
Übernehmt ihr auch die Pflichten einer börsennotierten PLC gegenüber dem Markt?
Die Ad-hoc-Pflichten gegenüber Börse und Markt begleitet der Nominated Adviser oder Sponsor. Der Secretary sorgt dafür, dass Register, Beschlüsse und Hauptversammlung dazu passen. Die Vorbereitung auf eine Notierung ist Teil von PLC Going Public.