| Pflicht | jede PLC muss einen Secretary haben (s271) |
| Ltd | kein Secretary vorgeschrieben (s270) |
| Verantwortlich | die Directors, für Erfahrung und Qualifikation (s273) |
| Qualifikationswege | Erfahrung, Berufsverband, britischer Jurist oder andere geeignete Stellung |
| Stand | November 2026 |
Pflicht bei der PLC, Kür bei der Ltd
Der Companies Act 2006 ist hier ungewohnt kurz. Section 271 besteht aus einem einzigen Satz: Eine public company muss einen Secretary haben. Für die private company gilt das Gegenteil: Sie ist nicht verpflichtet, einen Secretary zu bestellen. Viele Ltds verzichten deshalb darauf, und die Directors erledigen die Aufgaben selbst.
Bei der PLC geht das nicht. Wer seine Ltd in eine PLC umwandelt und bisher keinen Secretary hatte, muss im Umwandlungsantrag einen benennen. Mehr dazu unter Limited in PLC umwandeln.
Was das Gesetz von deinem Secretary verlangt
Section 273 legt die Pflicht nicht auf den Secretary, sondern auf die Directors. Sie müssen alle angemessenen Schritte unternehmen, damit der Secretary zwei Dinge erfüllt: Er muss nach ihrer Einschätzung über das nötige Wissen und die nötige Erfahrung verfügen, und er muss mindestens eine der gesetzlichen Qualifikationen haben.
Die Qualifikationen sind vier Wege. Erstens Erfahrung: Die Person war in den fünf Jahren vor der Bestellung mindestens drei Jahre Secretary einer public company. Zweitens Mitgliedschaft in einem der gesetzlich genannten Berufsverbände. Drittens die Zulassung als barrister, advocate oder solicitor in einem Teil des Vereinigten Königreichs. Viertens eine Auffangklausel: eine Person, die wegen einer anderen Stellung oder Mitgliedschaft nach Einschätzung der Directors fähig erscheint, die Aufgaben zu erfüllen.
Die Berufsverbände aus s273(3)
Das Gesetz nennt sieben Organisationen namentlich, in dieser Reihenfolge und mit diesen Namen:
- the Institute of Chartered Accountants in England and Wales
- the Institute of Chartered Accountants of Scotland
- the Association of Chartered Certified Accountants
- the Institute of Chartered Accountants in Ireland
- the Institute of Chartered Secretaries and Administrators
- the Chartered Institute of Management Accountants
- the Chartered Institute of Public Finance and Accountancy
Die Auffangklausel ist kein Freifahrtschein
Die vierte Variante klingt großzügig: Wer den Directors fähig erscheint, darf es machen. In der Praxis ist das ein Ermessen, das die Directors begründen können sollten. Die Pflicht aus s273 bleibt ihre Pflicht. Wenn bei einer Hauptversammlung die Einladung zu spät verschickt wurde oder ein Register nicht stimmt, fragt niemand zuerst den Secretary, sondern die Directors, warum sie diese Person ausgewählt haben.
Deshalb raten wir bei PLCs, die an die Börse wollen oder schon dort sind, zu einer Person, die einen der ersten drei Wege erfüllt. Das schafft Klarheit gegenüber Prüfern, Beratern und später der Börse.
Was dein Secretary im Alltag erledigt
Das Gesetz definiert die Aufgaben nicht abschließend. Bei einer PLC landen typischerweise diese Themen auf dem Tisch des Secretary:
- Register der Gesellschaft führen, insbesondere Mitgliederregister, Directors und Beschlüsse, und mit Companies House abgleichen.
- Board Meetings vorbereiten, Tagesordnung, Unterlagen, Protokolle und Beschlüsse festhalten.
- Die jährliche Hauptversammlung organisieren, die bei der PLC binnen sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag stattfinden muss.
- Den Jahresabschluss rechtzeitig einreichen lassen; die Frist für die PLC beträgt sechs Monate.
- Das confirmation statement vorbereiten. Ohne verifizierte Identität aller Directors kann die Gesellschaft es nicht einreichen.
- Änderungen bei Directors, Kapital und persons with significant control an Companies House melden.
- Ermächtigungen zur Aktienausgabe und Bezugsrechte im Blick behalten, bevor neue Aktien ausgegeben werden.
Identität und Meldungen: was neu ist
Seit dem 18. November 2025 ist die Identitätsprüfung bei Companies House Pflicht. Für den Secretary bedeutet das vor allem Koordination: Jeder Director braucht seinen persönlichen Code, jede person with significant control muss ihren Code innerhalb der vorgesehenen Frist angeben. Gleichzeitig ist die Pflicht entfallen, ein eigenes PSC-Register in der Gesellschaft zu führen; die Angaben liegen bei Companies House. Details dazu unter PSC-Register und Transparenzregister.
Wer eine bestehende PLC mit Lücken in diesen Punkten übernimmt, beginnt am besten mit einer Bestandsaufnahme. Das beschreiben wir unter Bestehende PLC übernehmen.
Der Secretary bei Gründung und Umwandlung
Die Frage nach dem Secretary stellt sich nicht erst im laufenden Betrieb. Bei einer neu gegründeten PLC wird er mit der Gründung benannt. Bei einer Umwandlung nennt der Antrag den vorgesehenen Secretary, wenn die Ltd bisher keinen hatte; mit Ausstellung der neuen Gründungsurkunde gilt diese Person als bestellt. Wer also erst nach der Umwandlung über den Secretary nachdenkt, ist zu spät dran.
Gute Vorbereitung heißt: Qualifikation der Person dokumentieren, Bestellung im Board beschließen, Zugang zu den Registern und zum Companies-House-Konto der Gesellschaft klären. Klingt bürokratisch, spart aber im ersten Jahr der PLC viele Rückfragen.
Deine Fragen zum Company Secretary
Muss der Company Secretary in Großbritannien wohnen?
Section 273 nennt keine Wohnsitzanforderung. Sie verlangt Wissen, Erfahrung und eine der gesetzlichen Qualifikationen.
Wer steht dafür ein, dass der Secretary qualifiziert ist?
Die Directors. Section 273 verpflichtet sie, alle angemessenen Schritte zu unternehmen, damit der Secretary die nötige Erfahrung und eine der gesetzlichen Qualifikationen hat.
Gelten diese Qualifikationen auch für den Secretary einer Ltd?
Nein. Die Ltd muss gar keinen Secretary haben, und s273 regelt nur die Secretaries von public companies. Bestellt eine Ltd freiwillig einen Secretary, ist sie in der Auswahl frei; spätestens bei der Umwandlung in eine PLC muss die Person aber die Anforderungen erfüllen.
Was heißt Gesellschaftssekretär auf Englisch?
Company Secretary, im Gesetz schlicht secretary of the company.
Quellen: Companies Act 2006, s270 Private company not required to have secretary; Companies Act 2006, s271 Public company required to have secretary; Companies Act 2006, s273 Qualifications of secretaries of public companies; Companies Act 2006, s336 Annual general meeting; GOV.UK: Verifying your identity for Companies House
