| Enquiry-Frist (fristgerechte Erklärung) | 12 Monate ab Abgabe; in größeren Gruppen ab dem Abgabetermin |
| Nachforderung ohne Enquiry | 4 Jahre, bei Sorglosigkeit 6 Jahre, bei Vorsatz 20 Jahre |
| Strafe für fehlerhafte Erklärungen | bis 30 % (sorglos), bis 70 % (vorsätzlich), bis 100 % (vorsätzlich und verschleiert) |
| Nachzahlung nach der Prüfung | innerhalb von 30 Tagen, mit Zinsen |
| Einspruch | in der Regel 30 Tage ab Bescheid |
| Streitbeilegung | Mediation durch HMRC (ADR) jederzeit beantragbar |
Wie deine Prüfung in UK abläuft
HMRC nennt es compliance check. Das Amt schreibt oder ruft an und sagt, was es prüfen will: die Körperschaftsteuererklärung, den Jahresabschluss, die Steuerberechnung, die Lohnabrechnung oder die VAT. Hat deine Gesellschaft einen Vertreter, geht die Post an ihn. Die meisten Prüfungen beginnen mit einem Fragenkatalog und einer Bitte um Unterlagen.
HMRC kann auch um einen Besuch in den Geschäftsräumen oder beim Berater bitten oder dich ins Amt laden. Dabei darfst du dich begleiten lassen. Am Ende steht ein Schreiben mit dem Ergebnis: Erstattung, gegebenenfalls mit Zinsen, wenn zu viel gezahlt wurde, oder eine Nachforderung, die innerhalb von 30 Tagen zu zahlen ist, in der Regel mit Zinsen ab dem ursprünglichen Fälligkeitstag.
Für eine Gesellschaft, die von Deutschland, Österreich oder der Schweiz aus geführt wird, liegt die eigentliche Herausforderung im Timing. Die Belege liegen oft bei der Mutter, die Verträge in deutscher Sprache, die Entscheidungen in Protokollen, die keiner übersetzt hat. Je früher das geordnet ist, desto schneller ist die Prüfung vorbei.
Die Fristen, in denen HMRC prüfen darf
Für die Körperschaftsteuer gelten zwei Wege: die förmliche Enquiry in die Erklärung und die spätere Nachforderung (discovery assessment), die an strengere Voraussetzungen geknüpft ist.
| Situation | Frist |
|---|---|
| Enquiry, Erklärung fristgerecht abgegeben | 12 Monate ab Abgabe |
| Enquiry, Gesellschaft in einer Gruppe, die nicht klein ist | 12 Monate ab dem gesetzlichen Abgabetermin |
| Enquiry, Erklärung verspätet abgegeben | bis zum nächsten Quartalstag (31.1., 30.4., 31.7., 31.10.) nach dem ersten Jahrestag der Abgabe |
| Nachforderung, Normalfall | 4 Jahre nach Ende des Wirtschaftsjahres |
| Nachforderung, Steuerverkürzung durch Sorglosigkeit | 6 Jahre |
| Nachforderung, Vorsatz | 20 Jahre |
Finance Act 1998, Schedule 18, paras. 24 und 46
Was HMRC verlangen darf
Grundlage für Auskunftsverlangen ist Schedule 36 des Finance Act 2008. HMRC kann per information notice Informationen und Unterlagen anfordern, die vernünftigerweise erforderlich sind, um die Steuerlage der Gesellschaft zu prüfen. Das ist weit gefasst, aber nicht grenzenlos: Was mit der geprüften Steuer nichts zu tun hat, muss nicht auf den Tisch.
Wer eine förmliche Aufforderung oder einen angekündigten Besuch ignoriert, riskiert eine eigene Strafe, außer es gibt eine anerkannte Entschuldigung wie schwere Krankheit. Hältst du eine Prüfung für unbegründet, kannst du schriftlich darlegen, warum sie beendet werden sollte.
Bei Geschäften mit der Mutter fragt HMRC fast immer nach Verträgen, Preisbildung und Belegen für erbrachte Leistungen. Wie du das vorbereitest, steht unter Verrechnungspreise in UK. Bei Directors, die nicht in UK leben, prüft HMRC gern, wo die Gesellschaft tatsächlich geführt wird; dazu mehr unter Nicht ansässige Directors.
Was Fehler kosten: das Strafsystem
Für fehlerhafte Erklärungen kommt es auf das Verhalten an. Fehlt die gebotene Sorgfalt, liegt die Strafe zwischen 0 und 30 Prozent der Mehrsteuer. Bei vorsätzlichen Fehlern sind es 20 bis 70 Prozent, bei vorsätzlichen und verschleierten 30 bis 100 Prozent. Was angemessene Sorgfalt ist, misst HMRC an der Gesellschaft: Von einem großen Unternehmen erwartet das Amt ein ausgefeilteres System als von einer kleinen Limited.
Der wichtigste Satz im ganzen System: Die Strafe sinkt, wenn du HMRC den Fehler selbst meldest, bei der Berechnung hilfst und Zugang zu den Zahlen gibst. Wie stark sie sinkt, hängt an der Qualität deiner Offenlegung.
Vermutet HMRC Betrug, läuft die Prüfung nach einem eigenen Verfahren, dem Code of Practice 9, als zivilrechtliche Untersuchung. Spätestens dann gehört die Sache in die Hände spezialisierter britischer Anwälte.
Wenn ihr euch nicht einig werdet
Gegen einen Bescheid kannst du in der Regel innerhalb von 30 Tagen Einspruch einlegen. Bietet HMRC eine interne Überprüfung durch einen anderen Beamten an, hast du wieder 30 Tage, um sie anzunehmen oder direkt vor das Steuergericht, das tax tribunal, zu gehen.
Daneben gibt es die alternative Streitbeilegung (ADR): Ein geschulter Mediator von HMRC arbeitet mit dir und dem prüfenden Beamten an einer Lösung. Beantragen kannst du sie jederzeit während einer Prüfung, wenn ihr über die Sache oder den Umfang uneins seid.
Geht es um eine Doppelbesteuerung, etwa weil HMRC und dein Finanzamt zu Hause denselben Gewinn für sich beanspruchen, hilft das Verständigungsverfahren nach dem Doppelbesteuerungsabkommen.
Erreichen die britischen Gesellschaften einer Gruppe zusammen mehr als £200 Millionen Umsatz oder mehr als £2 Milliarden Bilanzsumme im Vorjahr, muss eine verantwortliche Person, der Senior Accounting Officer, gegenüber HMRC bestätigen, dass die Steuerbuchhaltung angemessen organisiert ist. Für die typische Mittelstandstochter spielt das keine Rolle.
So bist du als Gesellschafter von zu Hause vorbereitet
Was du heute schon tun kannst, damit eine Prüfung in UK in Wochen statt in Monaten erledigt ist.
- 1
Verträge mit der Mutter ablegen
Jede Lieferung, Umlage, Lizenz und jedes Darlehen hat einen unterschriebenen Vertrag, möglichst auch auf Englisch.
- 2
Board-Entscheidungen dokumentieren
Protokolle der Directors zeigen, wer was wo entschieden hat. Das ist auch für die Frage wichtig, wo die Gesellschaft steuerlich ansässig ist.
- 3
Fristen kennen
Abschluss neun Monate nach Stichtag bei Companies House, Erklärung zwölf Monate danach bei HMRC. Eine pünktliche Erklärung hält das Enquiry-Fenster kurz.
- 4
Einen Ansprechpartner benennen
Ein britischer Vertreter, der HMRC antwortet, und eine Person in der Gruppe, die Unterlagen schnell liefert.
- 5
Fehler selbst melden
Fällt dir beim Durchsehen etwas auf, korrigiere es, bevor HMRC fragt. Das senkt eine mögliche Strafe spürbar.
Deine Fragen zur HMRC-Prüfung
Wie lange darf HMRC eine Erklärung meiner Limited noch prüfen?
Für eine förmliche Enquiry bei fristgerecht abgegebener Erklärung zwölf Monate ab Abgabe. Danach ist eine Nachforderung nur noch unter engeren Voraussetzungen möglich, in der Regel bis vier Jahre nach Ende des Wirtschaftsjahres, bei Sorglosigkeit sechs, bei Vorsatz zwanzig Jahre.
Muss ich als Director nach UK reisen?
Nein. HMRC kann um einen Besuch bitten, die meisten Prüfungen laufen aber schriftlich. Ein britischer Vertreter kann für die Gesellschaft auftreten.
Was passiert, wenn ich eine Frist für Unterlagen verpasse?
Bei einer förmlichen Aufforderung droht eine eigene Strafe, außer du hast eine anerkannte Entschuldigung. Bitte vor Ablauf um Verlängerung, wenn Unterlagen aus dem Ausland kommen müssen.
Hilft mir das deutsche Finanzamt, wenn HMRC den Gewinn erhöht?
Über das Verständigungsverfahren nach dem Abkommen. Wie die Körperschaftsteuer selbst funktioniert, steht unter Körperschaftsteuer in Großbritannien.
Quellen: GOV.UK: Tax compliance checks; legislation.gov.uk: Finance Act 1998, Schedule 18, para. 24 (enquiry window); legislation.gov.uk: Finance Act 1998, Schedule 18, para. 46 (time limits); legislation.gov.uk: Finance Act 2008, Schedule 36, para. 1; GOV.UK: Penalties, an overview for agents and advisers; GOV.UK: Disagree with a tax decision or penalty; GOV.UK: Use alternative dispute resolution to settle a tax dispute; GOV.UK: Code of Practice 9 (COP9); HMRC Senior Accounting Officer Guidance SAOG11231, SAOG11260
